Conditions générales d’utilisation APM

ACTECIL SARL, société experte en matière de protection des données à caractère personnel, propose par le biais du logiciel Actecil Privacy Manager (ci-après « APM ») un outil de travail collaboratif en mode SaaS (Software as a Service) permettant le management de la conformité des traitements de données à caractère personnel. Ces Services permettent notamment de créer et d’administrer des registres des activités de traitement des données, d’utiliser des questionnaires d’audit pré-éditées ou personnalisables, de mener des analyses d’impact relatives à la protection des données, de gérer des tâches, de créer des profils d’utilisateurs et des Structures. L'utilisation de ces Services, c'est-à-dire de l’ensemble des prestations de service réalisées par le Prestataire concourant la mise à disposition via un accès réseau, d’une ou plusieurs application(s) informatique(s) (ci-après dénommée(s) « Application(s) ») dont le Prestataire assure notamment l’hébergement, la sécurisation, la mise en œuvre, la maintenance corrective et évolutive, le support et l’exploitation, est régie par les termes d'un contrat conclu entre le Prestataire et le Client utilisateur des Services. Le Client reconnaît avoir reçu du Prestataire toutes les informations nécessaires lui permettant d’apprécier l’adéquation des Services applicatifs à ses besoins et de prendre toutes les précautions utiles pour son utilisation. Les présentes conditions générales d’utilisation ont pour objet de définir les modalités et les conditions de mise à disposition et d’utilisation du logiciel APM, création et propriété d’Actecil.

1. Acceptation

« ACTECIL » désigne la société ACTECIL SARL au capital de 15 000 euros, immatriculé au RCS de Strasbourg sous le numéro 500 509 302, dont le siège social est sis au 204 Avenue Colmar, Immeuble Le Mathis, 67100 STRASBOURG, représentée par son représentant légal M.Richard BERTRAND, en sa qualité de Gérant. Tout accès et/ou utilisation des Services suppose l’acceptation sans réserve et le respect de l’ensemble des présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après « Conditions »). ACTECIL se réserve le droit de modifier à tout moment et sans préavis ces Conditions en (i) publiant une version révisée de ces dernières, accessible depuis l’Application APM ou en (ii) envoyant la version modifiée à l’adresse e-mail utilisée pour la création de votre compte utilisateur. En tout état de cause, il est de la responsabilité de chaque utilisateur de consulter régulièrement la dernière version des Conditions.

2. Définitions

APM : Désigne le logiciel Actecil Privacy Manager accessible en mode SaaS permettant le management de la conformité des traitements de données à caractère personnel.

Contrat : Désigne le contrat de licence du logiciel APM, ses annexes, les éventuels futurs avenants, ainsi que les Commandes qui en feront partie intégrante au fur et à mesure de leur conclusion et seront gouvernées par ses termes et conditions.

Documentation : Désigne toute documentation technique associée au Logiciel, les manuels d’utilisation et le tutoriel correspondant qui sont fournis par le Prestataire.

Données Client : Désignent les informations (y compris les Données à caractère personnel) dont le Client est responsable et qu'il saisit, renseigne, transmet et traite dans le cadre de son utilisation du Service.

Données à caractère personnel : Désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »); est réputée être une «personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Identifiants : Désignent tant l’identifiant propre de l’utilisateur (« login ») que le mot de passe de connexion (« password »), communiqués après inscription au service.

Internet : Désigne l’ensemble de réseaux interconnectés, lesquels sont localisés dans toutes les régions du monde.

Mises à jour : Désigne les améliorations apportées aux services applicatifs standards existantes accessibles au titre du Service, et décidées unilatéralement par le Prestataire, au regard des évolutions fonctionnelles et sous réserve que de telles adaptations ou évolutions ne rendent pas nécessaire la réécriture d’une partie substantielle des services applicatifs standards existantes. Les Mises à Jour comprennent également la correction d’éventuelles anomalies du Service par rapport à la Documentation. Les Mises à Jour sont fournies en exécution du Support.

Prérequis techniques : Désignent les caractéristiques des matériels et dispositifs informatiques préconisés par le Prestataire et devant être mis en œuvre et respectés par le Client pour accéder et utiliser les Services applicatifs/APM. Il appartient au Client d’assurer l’évolution de ses matériels et dispositifs informatiques conformément à l’évolution des Prérequis Techniques.

Responsable de traitements : Désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre.

Services : Désigne les Services Applicatifs et les autres prestations de service réalisées par le Prestataire pour le Client dans le cadre du Contrat.

Services Applicatifs : Désigne l’ensemble des prestations de service réalisées par le Prestataire concourant à la mise à disposition via un accès réseau, d’une ou plusieurs application(s) informatique(s) (ci-après dénommée(s) « Application(s) ») dont le Prestataire assure notamment l’hébergement, la sécurisation, la mise en œuvre, la maintenance corrective et évolutive, le support et l’exploitation.

Solution Logicielle / Logiciel : Désigne le logiciel APM fourni par le Prestataire au Client.

Sous-traitant : Désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Structure : Désigne toute personne morale dépendant du Client et mettant en œuvre des traitements de données à caractère personnel.

Support : Désigne l'assistance à l’utilisation du Service et des services applicatifs standards. Le Support ne pourra être assuré par le Prestataire que dans la mesure où le Client dispose des dispositifs techniques permettant la téléassistance.

Utilisateur : Toute personne physique placée sous la responsabilité des Bénéficiaires (notamment salarié, préposé, sous-traitant, représentant), autorisée par ces derniers à utiliser les Services Applicatifs dans le strict respect des termes et conditions du Contrat.

Évolution : Désigne tout changement de tout ou partie des Services, souhaité ou rendu nécessaire.

3. Langue des conditions

Les présentes Conditions sont rédigées en langue française. Dans l’hypothèse où ACTECIL fournit une traduction anglaise de ces dernières, l’Utilisateur reconnait que cette traduction est fournie uniquement à titre indicatif et que seule la version française des Conditions régit les relations contractuelles entre l’Utilisateur et le Prestataire et ferait foi en cas de litige. Ainsi, en cas d’incohérences ou de contradiction entre la version française et la version anglaise des Conditions, priorité est donnée à la version française/ la version française prévaudra.

4. Accès au logiciel

Pour accéder et utiliser le Service, l’Utilisateur s’engage à respecter la procédure décrite ci-après.

L’accès au Service par les Utilisateurs se fait :

à partir des ordinateurs des Utilisateurs
à partir de tout ordinateur nomade des Utilisateurs
et au moyen des Identifiants fournis au Client

L'identification de l’Utilisateur lors de son accès aux Services applicatifs se fait au moyen :

d'identifiants attribués à chaque Utilisateur par le Client ou par le Prestataire
et d'un mot de passe provisoire communiqué au Client par le Prestataire

Le Client peut se connecter au Service du Logiciel APM à tout moment (à l’exception des périodes de maintenance).

Le Service SaaS repose sur la technologie Internet. L’Utilisateur est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet, et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, le Prestataire ne sera tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements des Services applicatifs. Le Prestataire n’est pas en mesure de garantir la continuité des Services applicatifs, exécutés à distance via Internet, ce que l’Utilisateur reconnaît.

Le Client reconnaît avoir été informé par le Prestataire de l'ensemble des prérequis techniques nécessaires au fonctionnement normal et optimal des Services. Il lui appartient de les respecter en vue d’assurer le fonctionnement normal des Services et ainsi de disposer :

D’un ordinateur pourvu d'une connexion à Internet et d'une puissance suffisante pour naviguer sur Internet
D’un navigateur Internet à jour acceptant les cookies, les pop-ups et le JavaScript ; le Prestataire recommande l’utilisation des navigateurs qu’il a préalablement testés (Mozilla Firefox, Google Chrome)
D’un lien vers APM dans les sites de confiance enregistrés sur le proxy

Pour assurer le fonctionnement optimal du Service, l’Utilisateur doit disposer :

D’une connexion à Internet stable à 2 Mb/s ou supérieur
D’un logiciel de lecture de fichiers PDF (portable document format), Excel, Word, Acrobat Reader
D’un affichage large de 1280 pixels ou supérieur

L’Utilisateur est par ailleurs informé du fait que ces prérequis peuvent évoluer, notamment pour des raisons techniques. Si une évolution intervient, l’Utilisateur en sera informé au préalable Le Prestataire s'engage à mettre en œuvre tous ses moyens et ses compétences pour assurer la performance, la continuité et la qualité du Service, conformément aux usages de la profession et à l'état de l'art. Le Prestataire s'engage à mettre en œuvre tous ses moyens et ses compétences pour assurer la performance, la continuité et la qualité du Service, conformément aux usages de la profession et à l'état de l'art.

5. Mot de passe et sécurité

L’Utilisateur doit se connecter à l’aide de son identifiant et son mot de passe pour accéder à son compte. L’Utilisateur s’engage à conserver soigneusement tous les mots de passe et les garder confidentiels. L’Utilisateur est seul responsable s’il ne maintient pas la confidentialité de ses mots de passe et des informations sur son compte. Le mot de passe est crypté. Il n’est pas accessible aux collaborateurs du Prestataire. Si un Utilisateur oublie son mot de passe, ou si celui-ci ne fonctionne pas, il peut saisir un nouveau mot de passe en cliquant sur le lien « Mot de passe oublié » qui figure sur la page de connexion à son compte APM.
En fonction des droits d’accès définis par le Gestionnaire du compte APM, l’Utilisateur peut ne pas avoir accès à certaines données dans son compte ou ne pas être capable d’actualiser certaines informations. L’Utilisateur s’engage à respecter les droits d’accès qui lui ont été attribués. Il est le seul responsable de toutes les activités effectuées sous son compte. L’Utilisateur accepte d'avertir immédiatement le support de toute utilisation non autorisée de son compte ou de toute autre violation de sécurité connue. L'accès à des mots de passe protégés et/ou à des parties sécurisées est réservé uniquement aux utilisateurs autorisés. Les individus non autorisés essayant d'utiliser le Service peuvent faire l'objet de poursuites judiciaires.
Le Prestataire ne peut pas être tenu pour responsable des pertes/dommages que l’Utilisateur pourra subir suite à l’utilisation par un tiers de son mot de passe, de son compte, le cas échéant, avec ou sans son consentement. Cependant, si l’Utilisateur est Administrateur du compte APM, il est tenu pour responsable des pertes que le Prestataire ou toute autre partie tiers au contrat, pourrait subir suite à une telle utilisation. Le Prestataire utilise un moyen de cryptologie intégré au navigateur pour garantir le transfert sécurisé de vos informations et documents lors de l’utilisation des Services. A cet égard, le Prestataire utilise un cryptage Secure Socket Layer (SSL) avec certificat de sécurité.

6. Hébergement et sauvegarde des données

Le Prestataire assure l’hébergement et la sauvegarde des données traitées en passant par le Sous-traitant ci-dessous :

OCI – Prestataire réseau
2, Rue Ampère
67450 Mundolsheim FRANCE
Tél. : 03 88 18 30 80 – Fax : 03 88 18 30 81
Hotline : 08 20 86 19 62 (prix d’un appel local)
www.oci.fr

Le Prestataire dispose de ses propres machines virtuelles avec des ressources garanties. Avant chaque mise à jour du Service, les données sont sauvegardées sur un serveur dédié afin de pouvoir revenir en arrière en cas d’incident lors de la mise à jour. Les sauvegardes automatiques du serveur sont réalisées toutes les 24h et sont stockées durant 30 jours en France dans un lieu différent de la localisation des serveurs pour éviter la perte des données en cas d’incident majeur.

7. Collaboration

Afin de permettre la réalisation du Service, l’Utilisateur s’engage notamment :

à se reporter à la Documentation avant chaque demande d’intervention
à mettre à disposition du Prestataire toute information nécessaire demandée pour la compréhension et la résolution des Anomalies rencontrées
à désigner, en son sein, un interlocuteur compétent en charge du traitement des Anomalies, et qui sera disponible pendant toute l’intervention du Prestataire
à collaborer avec le service Support du Prestataire et de lui indiquer un correspondant adéquat afin d’assurer la performance, la continuité et la qualité du Service, conformément aux usages de la profession et à l'état de l'art

8. Confidentialité

Les données appartenant à l’Utilisateur et plus généralement au Client et gérées par les Services sont et demeurent la propriété du Client. Le Prestataire s'engage à garder ces données confidentielles, à n'effectuer, en dehors des nécessités techniques et de sauvegarde, aucune copie des données, à n'en faire aucune utilisation autre qu’à des fins statistiques ou à des fins différentes de celles prévues pour l'exécution du Contrat. Réciproquement, l’utilisateur s’engage à garder une confidentialité totale sur les documents, les données ou sur la nature des prestations assurées par le Prestataire dans le cadre du Contrat. Ces obligations de confidentialité restent à la charge des deux parties en cas de résiliation, d’expiration ou de rétractation du Contrat."

9. Protection des données et cookies

Dans le cadre de la gestion des Services, le Prestataire est amené à traiter des données de l’Utilisateur. Les données sont traitées dans le cadre de la mise à disposition de solutions logicielles à ses Clients et Utilisateurs, sur la base de l’exécution de mesures contractuelles ou de la base juridique définie par le client.
Pour en savoir plus sur la gestion de vos données, veuillez consulter notre Politique de protection des données.

10. Responsabilité

L’Utilisateur est seul responsable de l’utilisation des Services, du contenu de ses ordinateurs notamment du contenu téléchargé, transféré, édité publiquement, traité ou saisi dans les Services, et de toute transmission lors de l’utilisation des Services. L’Utilisateur s’engage à n’utiliser son compte APM et les informations auxquelles il aura accès que dans les seules conditions définies par le Prestataire.
L’Utilisateur s’engage à :

I. Ne pas tenter d'obtenir un accès non autorisé à d'autres systèmes informatiques ni gêner l'utilisation et la jouissance d'un autre utilisateur des Services
II. Respecter les lois nationales régissant le service en ligne, ne pas envoyer, distribuer, rendre disponible ni transmettre tout logiciel ou autre fichier informatique contenant un virus/composant nuisible
III. Ne pas utiliser les Services à des fins illégales
IV. Ne rien supprimer dans les produits, logiciels, documents ou sites Web utilisés en rapport avec les Services, y compris les mentions légales, les clauses de non-responsabilité ni les symboles de droits d’auteur ou de marque, ne pas modifier tout logo dont l’Utilisateur n’est pas propriétaire et qu’il n’est pas autorisé à modifier
V. Ne pas gêner ni perturber les réseaux connectés aux Services
VI. Ne pas enfreindre le droit d’auteur, le brevet, la marque, le secret industriel ou tout autre droit de propriété d’un tiers

VII. Ne pas transmettre des documents illégaux, confidentiels sans autorisation, ou constitutifs de harcèlement, diffamatoires, à caractère raciste, indécents, abusifs, violents, menaçants, vulgaires, obscènes ou tout autre document inacceptable de quelque nature que ce soit.

L’Utilisateur s’engage à ne pas reproduire, dupliquer, copier, vendre, commercialiser ou revendre les Services à quelque fin que ce soit. L’Utilisateur reconnaît être seul responsable de tout manquement à ses obligations telles que définies par les Conditions et des conséquences qu'un tel manquement pourrait avoir.

L’Utilisateur garantit que le Contenu qu’il transfère vers ou qui est géré par les Services ne porte pas atteinte aux droits de tiers ni ne viole de quelque sorte que ce soit la législation en vigueur. Le Prestataire pourra suspendre l’accès aux Services à l’Utilisateur concerné en cas de non-respect des présentes règles de bonne conduite.

APM est un logiciel permettant, entre autres, la gestion des traitements de données à caractère personnel. Nonobstant l’information fournie par le Prestataire à l’Utilisateur, ce dernier décharge le Prestataire de toute responsabilité relative au non-respect des formalités préalables à accomplir auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) ou de toute autre autorité de contrôle compétente, et plus généralement le Prestataire ne saurait être tenu responsable d’un manquement aux dispositions légales et/ou réglementaires régissant, entre autres, les traitements de données effectués par l’Utilisateur.

Par ailleurs, l’Utilisateur utilise le logiciel APM à ses propres risques.

ACTECIL, ni aucun de ses dirigeants, salariés et partenaires non-avocats, conformément à la réglementation applicable et notamment aux dispositions de la loi du 31 décembre 1971 modifiée :

N’est/ne sont pas un cabinet d’avocats et n’exerce/n’exercent pas en tant que tel(s) ;
Ne garantit/ne garantissent pas que les modèles utilisés répondent aux besoins de l’Utilisateur, car la prédéfinition de règles et de mentions ne pouvant en aucun cas prendre en compte toutes les situations spécifiques.

Le Client reconnait que :

Les documents modélisés sont générés du fait de l’action de l’Utilisateur et qu’ils ne font pas l’objet d’aucun travail de révision et modification par le Prestataire, ses partenaires ou toute autre personne ;
Les documents mis à disposition sont des exemples et/ou des modèles de règles et mentions prédéfinies à compléter et un exemple et/ou modèle ne peut être adapté à chaque situation spécifique ;

Pour toute consultation juridique, il convient de se rapprocher de tout personne habilitée par la loi à faire des prestations de conseil juridique, notamment de notre équipe de juristes DPO certifiés.

11. Durée de conservation

ACTECIL met en place des outils ou procédures pour permettre de purger des données. Ces outils et procédures ne seront déclenchées qu’à l’initiative de l’Utilisateur en fonction de ses besoins (suppression d’un intervenant lors de son départ de l’organisme, suppression des coordonnées d’un contact fournisseur à échéance d’un contrat avec un sous-traitant, clôture d’une tâche ou étape ou d’un traitement, etc.). Il appartiendra à l'Utilisateur de vérifier que sont enregistrées dans l’outil des données exactes, complètes et, si nécessaire, mises à jour, conformément à l’article 6 de la loi Informatique et Libertés modifiée.

ACTECIL ne pourra être tenue pour responsable en cas de conservation de données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la finalité résultant d’une défaillance de la part du Client.

12. Licence

Tous les droits et titres afférents à APM restent la propriété exclusive du Prestataire. Le droit d’utilisation du logiciel APM est accordé à l’Utilisateur à titre non exclusif, personnel et non transmissible. Le Service comprend le droit d’utiliser ce dernier, dans le monde entier, uniquement pendant la durée du Contrat, de manière non exclusive et non transférable, et ne peut faire l’objet d’une sous-licence, d’une cession, d’un transfert ou d’une mise à disposition d’un tiers. En particulier, la licence relative aux Solutions n’est concédée que dans le seul et unique but de permettre au Client l’utilisation des Services, à l’exclusion de toute autre finalité. Le droit d’utilisation s’entend du droit de représenter et de mettre en œuvre les Services applicatifs conformément à leur destination, en mode SaaS via une connexion à un réseau de communications électroniques. Le Client ne pourra en aucun cas mettre les Solutions à disposition d’un tiers, et s’interdit strictement, sans que cette liste soit limitative, de :

Copier, imprimer, transférer, transmettre ou afficher tout ou partie du Service
Vendre, louer, sous-licencier ou distribuer de quelque façon que ce soit le Service
Utiliser le Service pour fournir des services similaires à ceux du Prestataire
Modifier le Service, fusionner tout ou partie du Service dans d'autres programmes informatiques

Toute mise à jour d’APM sera considérée comme faisant partie du Logiciel et sera soumise aux termes des présentes Conditions.

L’utilisation d’APM sans licence est interdite.

13. Propriété

Tout le contenu des sites web et programmes informatiques, logiciels, produits, éléments graphiques d’interface ou des autres éléments associés aux Services fournis par le Prestataire est protégé par des droits de propriété intellectuelle appartenant exclusivement à ACTECIL. Ce contenu ne peut être reproduit, traduit, transcrit, ou modifié sous quelque forme ni par quelque moyen que ce soit, sans l'accord écrit préalable d’ACTECIL. L’Utilisateur n’est pas autorisé à copier, modifier, distribuer, publier, transmettre ou créer des travaux dérivés de tout élément de ce contenu. L’accès aux Services et l’utilisation des produits y afférents, est concédé en licence et n’est pas vendu. Il s’agit d’un droit d’utilisation concédé exclusivement dans les conditions déterminées par le Contrat. Tout Contenu que l’Utilisateur télécharge, transfère, édite publiquement, traite ou saisisse dans les Services reste sa propriété exclusive s’il est le propriétaire légal. Le Prestataire n’a aucune responsabilité quant à ces éléments. L’Utilisateur déclare détenir tout droit requis pour l’exploitation des Contenus qu’il utilise via les Services.

14. Liens hypertextes

Des liens hypertextes menant vers d’autres sites Internet, notamment le site Internet de la Cnil, sur lesquels le Prestataire n’exerce aucun contrôle peuvent figurer dans le Service. Le Prestataire décline toute responsabilité quant aux contenus de ces sites et des mises à jour qui pourraient leur être apportées.

15. Version d’évaluation

Le Prestataire propose une version démo gratuite du logiciel APM. Cette version d’évaluation a pour objectif de tester gratuitement les fonctionnalités du logiciel APM. Cette version d’évaluation est néanmoins limitée. En effet, diverses limitations ont été intégrées dont les plus importantes sont :

L’utilisateur peut réaliser au maximum 6 traitements
L’utilisateur peut créer une Structure maximum
Une seule personne pourra utiliser la version d’évaluation

16. Droit applicable - attribution de compétence

Les présentes Conditions sont soumises au droit français. Tout litige, quelle que soit sa nature, relatif notamment à l’interprétation, la validité et l’exécution des présentes conditions et de tout(e) contrat/commande passé(e) avec le Prestataire, même en cas de recours en garantie ou de pluralité des défendeurs, sera de la compétence du Tribunal indiqué dans le contrat conclu avec le Client.

17. Modification des Conditions

Le Prestataire se réserve le droit de modifier à tout moment les termes des présentes conditions. Date de la dernière mise à jour : aout 2023